Favoritenordner in Office 2003

Heute gibt es einen Tipp für etwas ältere Officesysteme. Ich wurde nämlich heute auf etwas aufmerksam gemacht, was ich nicht verschweigen möchte. Wer kennt ihn nicht, den Speichern-Dialog aus Office 2003?

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Jeder fragt sich wozu links diese großen Symbole (Verlauf, Eigene Dateien, Desktop, …) sind und die meisten Leute können damit (so wie ich zu der Zeit auch) überhaupt nichts anfangen. Heute erzählte mir aber jemand, dass diese Leiste auf der linken Seite durchaus verändert werden kann. Danach hat sie auf einmal einen Sinn. In die Leiste können nämlich eigene Ordner integriert werden, z.B. Ordner, die oft genutzt werden. Das geht folgendermaßen:

Zuerst navigiert man zu dem Ordner, den man oft verwendet, und der daher in die Seitenleiste rein soll. Dabei ist es wichtig, nicht in den Ordner zu wechseln, sondern lediglich den Ordner zu markieren. Danach wird über Extras (na, wer hat da schon mal drauf geklickt?) der Eintrag “Zu meiner Umgebung hinzufügen” ausgewählt.

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Der selektierte Ordner erscheint nun als fettes Icon ganz am Ende der Liste. Über einen Rechtsklick auf das fette Symbol kann es nun nach oben oder unten verschoben werden.

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Nachdem der Ordner nun nach mehrfachem Klicken ganz nach oben verschoben wurde, ist es nun noch sinnvoll, den Eintrag “Kleine Symbole” auszuwählen. Nun sieht die Seitenleiste schon brauchbarer aus. Vor allen Dingen bietet Sie mit den kleinen Symbolen nun Platz für weitere Favoriten.

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Warum ich momentan darauf komme? Auf einem Rechner auf der Arbeit muss ich momentan leider Office 2003 nutzen :(

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Formeleditor von Microsoft Word 2007

Wer mit Word 2007 schon einmal Formeln erstellt hat, wird schnell festgestellt haben, dass der neue Formeleditor eine wirkliche Bereicherung ist. Nahezu jede denkbare Formel lässt sich einfach und wirklich intuitiv erstellen. Lediglich an einer Stelle hatte ich bisher immer wieder Probleme: Griechische Buchstaben. Der Formeleditor liefert beim Start einige grundlegende mathematische Symbole mit, aber darunter sind nicht alle griechischen Buchstaben:

Grundlegende Mathematik

Um nun nicht aufgeführte griechische Buchstaben einzufügen, habe ich immer die Sonderzeichen aufgerufen und mir die Buchstaben von dort kopiert. Ich wusste nicht – wie alle mit denen ich bisher darüber gesprochen habe – dass Grundlegende Mathematik nur eines von mehreren Möglichkeiten ist, welche Symbole in der Auswahl gezeigt werden sollen. Klappt man die Symbole auf, so ist neben grundlegende Mathematik ein kleiner Pfeil. Kommt man dann noch auf die Idee darauf zu klicken (und auf die Idee kam ich irgendwann), so sieht das folgendermaßen aus:

Auswahl

Wählt man hier dann Griechische Buchstabend aus, so hat man alle Griechischen Buchstaben zur Verfügung:

Griechische Buchstaben

Eigentlich offensichtlich, aber doch gut versteckt erleichtert diese Funktion das Arbeiten deutlich.

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Multifunktionsleiste minimieren

Mit Office 2007 hat Microsoft in vielen Programmen die neue Menüleiste eingeführt, die viele Funktionen mit maximal zwei Mausklicks erreichbar macht. Auf Bildschirmen mit geringer Auflösung, wie sie bei aktuellen Netbooks verbaut sind, macht es Sinn, diese Multifunktionsleiste für das Texten auszublenden.

Auf folgenden Screenshots ist auf der linken Seite Word mit eingeblendeter Multifunktionsleiste und rechts ohne eingeblendete Multifunktionsleiste. Der Raumgewinn ist eindeutig sichtbar und es wird klar, dass das Ausblenden der Multifunktionsleiste bei kleinen Bildschirmen eindeutig Sinn macht.

Word Word ohne Ribbon

Das Ausblenden der Multifunktionsleiste kann man über das Kontextmenü der Überschriftenleiste oder Tableiste (den genauen Namen kenne ich nicht) der Multifunktionsleiste vornehmen. Ein Rechtsklick in die schmale Leiste, auf der die Begriffe Start, Einfügen, Seitenlayout, … stehen ruft folgende Optionen auf:

Kontextmenü

Mit einem Klick auf Multifunktionsleiste minimieren verschwindet diese Multifunktionsleiste. Über den gleichen Weg kann sie auch wieder dauerhaft eingeblendet werden.

Nun gibt es bei der Bearbeitung eines Dokuments Phasen, in denen man die viele Formateinstellungen macht und Phasen, in denen man lediglich Text schreibt. Es kommt also öfter der Punkt, an dem die Multifunktionsleiste ein- oder ausgeblendet werden müsste, um den Arbeitsfluss zu optimieren. Da immer ein Rechtsklick erforderlich ist, nimmt dieser Vorgang eine überschaubare jedoch nicht zu unterschätzende Zeit in Anspruch.

Hier gibt es nun den Grund für diesen Artikel: Die Multifunktionsleiste lässt sich nämlich auch anders minimieren und maximieren. Ein simpler Doppelklick auf die gerade aktive Beschriftung (z.B. auf Start, falls gerade aktiv) minimiert die Leiste. Ein weiterer Doppelklick koppelt sie wieder dauerhaft an.

Die damit gewonnene Zeit kann nun für andere Dinge genutzt werden. Außerdem führt das dazu, dass die Multifunktionsleiste eingeblendet wird, sobald mehr als zwei Aktionen mit der Leiste durchgeführt werden sollen. Der Arbeitsfluss wird durch dieses Wissen und Anwenden meiner Erfahrung nach stark beschleunigt.

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Office holt jeden ein

Soviel auch über Microsoft Office in der Vergangenheit gemeckert wurde, so viel wird es momentan gelobt. Die meisten Nutzer (alle in meiner Umgebung), die ein aktuelles Windows Office (Office 2007) verwenden, sind durchaus sehr positiv davor angetan. Je länger man mit Office 2007 arbeitet, desto weniger möchte man es missen. Wer noch nie mit Office 2007 gearbeitet hat, sollte sich die Kurzvideos von Georg Binder anschauen.

Das ist soweit nichts neues, denn Office ist ja nun schon länger auf dem Markt. Jedoch erlebe ich gerade im Bekanntenkreis, dass Leute, die sonst immer gegen die Bürosoftware von Microsoft waren, diese nun für den Privatgebrauch doch selber anschaffen. Das liegt nicht daran, dass man ohne Office zwecks Kompatibilität nicht leben kann, denn Alternativen (teilweise sogar kostenlose) gibt es genug. Es liegt eher daran, dass die Leute erkennen, wie stark das aktuelle Office die Arbeit beschleunigt und wie viele Möglichkeiten es bietet.

Eine Mail, die ich gerade von meinem Bruder erhielt brachte mich dazu, nun darüber zu schreiben. Ich habe ihn gefragt, ob er sein Office, was er nun auf der Arbeit kennenlernt nicht langsam zu Hause vermisst. Seine Antwort:

Ja langsam fehlt zu Hause eine Menge, wird auf meinen PC alles kommen.

Inkl. Office – wahrscheinlich – denn es ist einfach nicht zu übertreffen, das ist der Wahnsinn.

Ich finde es toll, dass das neue Office die Nutzer doch wieder überzeugen kann. Das Dumme an der ganzen Sache: Die Produktivitätssteigerung, die man durch Office 2007 erleben kann, wird man nur feststellen, wenn man Office 2007 nutzt. Und dazu können sich viele (unter anderem wg. des hohen Preises) nicht durchringen.

Und nein, ich bekomme kein Geld für die Werbung, die ich immer wieder für das Office Paket mache. Diese Beiträge sind also aus eigener Überzeugung entstanden :)

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Die Welt ist eine Google?

In den letzten Tagen wurde ich zwei Mal (via martins privater blog und nodomain.cc) auf den Videobeitrag Die Welt ist eine Google aus der ZDF Mediathek aufmerksam gemacht. Daraufhin habe ich mirDie Welt ist eine Google heute beim Essen die 30 Minuten Zeit genommen und mir das Video angeschaut.

Was mir auffällt: Es bestätigt die Bedenken, die ich in letzter Zeit habe. Leider gehen viele Leute zu oberflächlich mit Google um. Das Problem dabei: Je mehr Google Dienste genutzt werden, desto mehr weiß Google über die einzelnen Personen. Dieses Wissen kann dazu verwendet werden, noch mehr Geld zu verdienen und damit noch mehr Dienste zu kaufen oder zu entwickeln, mit denen man noch mehr Daten bekommen kann, die sich wieder noch besser verkaufen lassen (in Form von Werbung z.B.).

Aufgeschreckt bin ich das erste Mal, als ich vor einigen Monaten von Google Health gehört habe. Dieser Dienst ist ein weiterer Dienst in der Folge von Dingen, die Google an Daten speichert. Ich möchte einmal ein Szenario aufzeichnen:

  • Der erste Kontakt mit Google entsteht über die wirklich gute Suchmaschine. Hier fängt man an, Google kennen zu lernen und sich das Logo einzuprägen. Weil man gute Erfahrungen gemacht hat mit der Suchmaschine ist man durchaus positiv gesinnt, auch weitere Dienste zu nutzen. Was man nicht weiß, aber auch noch nicht schlimm klingt: Google speichert jede Suchanfrage für 18 Monate personalisiert. Danach unpersonalisiert.
  • Der zweite Schritt führt dann meist zu Gmail, wo man sich ein Emailkonto erstellt. Gmail ist meiner Meinung nach der beste Onlinedienst für Emails. Problem dabei: In den bei der Anmeldung zugestimmten AGBs gibt man Google das Recht, die Mails mitzulesen und daraus zu lernen. Google hat bereits ein Patent angemeldet, dass es irgendwann erlauben soll, kontextbezogene Hilfestellung während dem Verfassen von Emails zu geben.
  • Da man nun ein Google-Konto hat, kann man nun mit iGoogle die Suchseite personalisieren. Über Gadgets lassen sich schnell zusätzliche kleine Informationen auf der Startseite anzeigen. Diese verraten Google wiederum, was den Nutzer interessiert.
  • Als nächsten Schritt entdeckt man evtl. Google Online Office. Mit dem Online Office kann man Text verfassen, Präsentationen entwerfen oder mit Tabellen arbeiten. Alle einfachen Funktionen sind enthalten und so kann dieses Online Office für den schmalen Geldbeutel als guter Ersatz für Microsoft Office dienen. Vorteil: bei 10 GB Speicher sind alle Officedokumente überall verfügbar, egal von wo man darauf zugreifen möchte.
  • Mit dem Nutzen des Google RSS Readers weiß Google noch mehr über die Interessen des Nutzers. Über die abbonierten Seiten, bzw. deren Generalthemen und die Zuordnung der Seiten zu bestimmten Tags lässt sich sehr einfach ein Interessenprofil entwerfen.

Das sind die bekanntesten Dienste von Google. Wer weiß was noch alles kommt. Bereits zu diesem Zeitpunkt Google jedoch eine ganze Menge über den Benutzer. Und genau das ist das Problem.

Leider gibt es für dieses Problem keine einfache Lösung. Probiert man andere Suchmaschinen aus, so merkt man schnell, dass die Qualität der Suchergebnisse nicht mehr den Erwartungen entspricht. Für den Google RSS Reader gibt es ebenfalls keinen wirklichen Ersatz. Einzig das Online Office lässt sich mit Zoho sehr gut und durchaus besser ersetzen.

Generell lässt sich sagen, dass Daten nur dort wirklich sicher sind, wo man über den Speicher entscheiden kann. Ich bin dann gerne bereit etwas dafür zu zahlen. So habe ich kein Gmail Konto, sondern eine eigene Domain gemietet (die gibt es von guten Providern ab ca. 24 EUR im Jahr) und rufe die Mails mit Outlook ab. Das Office Packet habe ich erworben, damit liegen meine Dokumente auf meinem PC und ich weiß, was damit passiert und wer sie liest.

Zwei Dienste lassen sich also in meinem Spektrum noch nicht ersetzen: Der Google Reader und die Google Suche. Hoffentlich finden sich da auch bald sinnvolle Alternativen.

Wie viele Google Dienste nutzt du? Bist du dir bewusst, dass Unternehmen niemals ohne Grund kostenlos Dienste zur Verfügung stellen? Ein Unternehmen muss darauf ausgerichtet sein, Gewinn zu erwirtschaften. Im Film wird Google Health als nächstes "Daten-Striptease" bezeichnet. Wie weit wollen wir uns noch ausziehen?

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Probleme bei Visio und Word

Für eine Dokumentation, die ich gerade anfertige, brauchte ich eine Darstellung (mit Microsoft Visio erstellt) in meinem Word-Dokument. Erst die gute Nachricht: Man kann einfach den gewünschten Teil markieren und über Kopieren, Einfügen in Word integrieren.

Jetzt die schlechte Nachricht: Ganz so einfach ist es dann doch nicht… Folgendes kommt dabei raus:

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Eigentlich sollte der Hintergrund transparent sein, so war es jedenfalls in Visio eingestellt. Also gut, ich bin ja nicht auf den Kopf gefallen dachte ich mir. In einem zweiten Versuch machte ich also hinter meine Zeichnung einen weißen Kasten, der einen weißen Hintergrund simulieren sollte. Folgendes kam dabei heraus:

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Wie man sieht ist es schon besser, nur wollte ich eigentlich den grauen Rahmen drum herum weg haben, denn den hatte ich ja gar nicht gezeichnet. Nun blieb mir nur noch eine letzte Idee: Ich muss den Hintergrund von Visio vielleicht auf weiß umstellen? Unter Seite einrichten => Zeichenblatteinstellungen fand ich dann auch dann auch die gesuchte Option. Die Auswahl ließ jedoch zu wünschen übrig:

Sreenshot3

Ich stehe also immer noch am gleichen Punkt und muss nun wohl doch einen Screenshot machen. Traurig, dass die einzelnen Officeprodukte so schlecht zusammenarbeiten.

Als letzte Info: Nein, ich habe momentan wirklich kein Internet zu Hause :( und schreibe diesen Artikel von unterwegs.

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Funktionen grafisch ausgeben

Heute habe ich über ein geniales Plugin für Word gelesen und es gleich ausprobiert. Es ist einwandfrei mÖglich Funktionen zu plotten. Dabei ist der Bereich wählbar in dem die Funktion angezeigt werden soll.  Eine genaue Beschreibung befindet sich in dem Bericht: Post vom Word Add-In für Word 2007 für mathematische Formeln – Microsoft Math

Für alle, die sich gar nichts drunter vorstellen kÖnnen, gibt’s ein paar Screenshots, die eigentlich schon alles aussagen:

Microsoft Math 2D

Außerdem ist auch eine 3D Darstellung mÖglich:

Microsoft Math 3D

Man kann den Graphen auch direkt abspeichern, dabei gibt’s dann folgende Ausgabe:

graph

Oder in 3D:

graph4

Insgesamt also eine gute Sache. Jeder der Word 2007 hat, kann das Tool kostenlos herunterladen und installieren.

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DIN A3 auf DIN A4

Meine Frau hilft in unserer Gemeinde in der Mädchenarbeit. Demnächst machen sie wieder ein Mädchencaf, zu dem alle weiblichen GeschÖpfe von ca. 16-24 Jahre eingeladen sind. Für dieses Event galt es ein Plakat zu gestalten, damit es in der Gemeinde ausgehängt werden kann. Also haben wir uns einen Abend zusammengesetzt und folgendes Plakat erstellt:

Plakat Das kann ich dir nie verzeihen

Diese Plakat wollten wir auf DIN A3 drucken, am besten hier zu Hause am Drucker. Leider kann der nur DIN A4. Also habe ich mich im Internet schlau gemacht. Einige meinten, dass der Adobe Reader ein DIN A3 Blatt auf zwei DIN A4 drucken kann. Also habe ich mein Bild genommen und wollte es mit Word 2007 als PDF speichern. Dazu habe ich die SeitengrÖße auf DIN A3 gestellt und die Seitenränder auf Null Millimeter. Als ich es dann als PDF (Datei siehe Anhang unten) gespeichert habe, kam das dabei heraus:

Word

Wie man sieht, fehlt hier was. Irgendwie hat Word lediglich den DIN A4 Teil als PDF gespeichert. Anscheinend ist das ein Fehler in Word. Wenn man die SeitengrÖße grÖßer als DIN A4 macht, kriegt der das irgendwie nicht hin.

Nachdem ich das gleiche mit OpenOffice gemacht habe, wo es geklappt hat (siehe Anhang unten) musste ich feststellen, dass die Funktion gar nicht im Adobe Reader enthalten ist. Mit ein bisschen Suche im Druckermenü konnte ich dann feststellen, dass mein Drucker diese Funktion von Haus aus unterstützt:

Druck

Ich kann sogar noch grÖßer damit drucken. Sehr schÖn und ein Lob Canon. Hoffentlich wird der Fehler in Word bald behoben.

Microsoft Word PDF Druck
Open Office Writer PDF Druck

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Mac OS X Leopard

Die nächsten Tage kommt das neue Betriebssystem von Apple in die Läden. Dafür wird momentan viel Werbung gemacht. Unter anderem findet man ein ca. 28 Minuten langes Werbevideo auf der Homepage von Apple. Dieses Video habe ich mir in der gesamten Länge angeschaut und mÖchte meine Meinung zu den neuen Features abgeben.

Das Video gibt es auch auf youtube (drei Teile) und ich binde es hier mal einfach ein, dann kÖnnt ihr es euch direkt beim lesen meines Textes anschauen:

Zu allererst einmal mÖchte ich ein großes Lob aussprechen, dass es ein solches Video gibt. Für Vista hätte ich das Öfter mal gebraucht, um dem einen oder anderen Kollegen die tollen Features zu zeigen. Die Tatsache, dass es das Video gibt verdient also erst einmal ein großes Lob!

  • Der Desktop. Visuell hat sich bei Apple mal wieder was getan. Man kommt aber nicht weg von dem gebürsteten Fensterrahmen. Ich persÖnlich finde die nicht schÖn, aber das war ja nicht unbedingt Inhalt dieses Präsentationspunktes. Apple hat nun auch die Schatten, die man von Vista bereits kennt.
    Aero
    So sieht man gleich, welches Fenster aktiv ist. Was ich interessant finde ist das aufklappen der Ordner. Das sieht ganz fein aus. Stacks nennen sie das neue Feature in Englisch.
  • Cover Flow für alle Dokumente. Wow, das sieht echt schick aus. Vor allem ist es wirklich durchdacht, da es für nahezu alle gängigen Formate zu funktionieren scheint. Ich frage mich nur, ob ich das nutzen würde? Habe Cover Flow auch in iTunes dekativiert. In meinen Dateien navigiere ich mittels einer Ausklappstruktur, da habe ich also nicht mal die Vorschau von Vista. Ich glaube also, dass dieses Feature viel Blenden ist, denn es sieht gut aus, würde aber von mir kaum benutzt werden.

Navigation mittels Ausklappstruktur

  • Selbst konfigurierbare Sidebar. Ehrlich gesagt nicht neues, denn Vista hat das bereits seit fast einem Jahr integriert.
  • Gespeicherte Suche. Wenn ich nach etwas suche, kann ich das beim Apple speichern. Bei Vista geht das nun auch schon ein Jahr. Auch nichts neues eigentlich.
    suche 
  • Time Machine. Oh man, ehrlich gesagt war ich davon ja mal wirklich begeistert. Bis ich von der Umsetzung gehÖrt habe… Und auch hier gilt meines Erachtens: Es wird geblendet. Time Machine kopiert die gesamte Platte auf eine externe Platte und speichert alle Veränderungen. So bekommt man einen zeitlichen Verlauf. Hat man etwas versehentlich gelÖscht, so kann man sich darüber die Daten zurückholen. Das ganze erscheint in einem schÖnen Design und damit ist es ein neues Feature. Gut, also überelge ich mir, wann ich eine solche Funktion schon einmal gebraucht hätte, abgesehen davon, dass ich sowieso alle zwei Wochen ein Backup anfertige. Ehrlich: Ich habe noch nie eine Datei gelÖscht, die ich später wieder gebraucht habe. Wenn ich sie noch mal brauche, dann lÖsche ich sie nicht, oder? Also ein tolles Feature, was aber irgendwie nicht viel bringt. Da gefällt mir die LÖsung in Vista durchaus besser: In Vista lassen sich die Vorgängerversionen nutzen. Hat man eine Datei verändert oder überspeichert, so kann man einen früheren Zustand wiederherstellen. Gut, das ist optisch nicht so aufgemotzt, aber funktioniert auch ohne externe Festplatte…
  • Mehrere Desktops. Die gibt es in Linux ja schon ewig. Für Windows gibt es nun auch Tools, die das Feature hinzufügen (ich habe darüber berichtet). Ich hatte ein solches mal installiert. Aber auch hier: Es hÖrt sich erst mal gut an, wenn man zwischen mehreren Desktops wechseln kann. In der Realität habe ich es aber kaum benutzt, daher habe ich es inzwischen gar nicht mehr aktiviert. Also auch dieses Feature kaum brauchbar.
  • Das Mailprogramm. Also tut mir leid, da sind sie immer noch weit weit hinten. Das Mailprogramm kann endlich ein paar Dinge, die Office seit Jahren mitbringt. Und auch hier scheint noch lange nicht der volle Funktionsumfang von Outlook erreicht zu sein. Alle Dinge (außer das Briefpapier) werden schon länger von Office unterstützt. Und über Briefpapier rege ich mich im Emailverkehr eher auf. Das einzige, was ich dem Mailprogramm abgewinnen kann und was ich wohl auch immer mal wieder nutzen würde ist die Datenerkennung. Termine, Adressen und Telefonnummern kann man so direkt als Kontakte oder Termine abspeichern. Das ist wirklich innovativ und das kannte ich bisher noch von keinem Programm. Dafür einen Daumen hoch.
  • iChat. Jeder der das sieht, sagt WOW! Das ist wirklich genial. Und auf den ersten Blick scheint es das auch. Wenn es wirklich so einfach funktioniert, dann auch hier Daumen hoch. Ich sehe da aber große Probleme bei Leuten mit Routern. Evtl. müsste man da erst mal Ports für freigeben und ob das der einfache Benutzer schafft? Also wenn es funktioniert ist iChat sehr innovativ. Wenn es wirklich mit den Routern Probleme gibt, ist es ein Feature, was die meisten Leute nicht benutzen kÖnnen.

Das wars auch schon. Ganz ehrlich: Mich wird das mal wieder nicht zu einem Kauf eines Apples bewegen. Ich merke immer mehr, dass vieles von Apple einfach Blendgranaten sind. Es sieht toll aus und scheint super durchdacht, jedoch kann ich mir bei viele einfach nicht vorstellen, dass es im Alltag häufig genutzt wird. Andere neue Features sind in Vista oder Office schon lange integriert. Für mich also wirklich kein Umstiegsgrund.

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Office 2007 schließen – Office Symbol

OfficeSymbolDas Office 2007 ist in vielen Teilen auf die neue Oberfläche umgestellt. Durch Zufall habe ich heute entdeckt, dass der neue Office-Punkt in der oberen Ecke noch eine weitere Funktion hat. Klickt man ihn doppelt an, so wird das Programm geschlossen. Evtl. spart man sich dadurch den Weg von einer Bildschirmseite zur anderen. Es kann also eine nicht zu verachtende Arbeitserleichterung sein. Das wollte ich nur kurz mitteilen :) Weiterhin frohes schaffen mit dem besten Office-Paket aller Zeiten…

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